Zrozumieć HR w korporacji – polityki, 1-2-1 i PIP/WIP

Zrozumieć HR w korporacji - polityki, 1-2-1 i PIP/WIP

Samo słowo korporacja budzi bardzo wiele skojarzeń i emocji. W potocznym użyciu funkcjonuje wiele pejoratywnych określeń związanych z pracą w korporacji jak korpoludek, korposzczur, korpomowa itd. Obecnie praca w korporacji kojarzona jest raczej negatywnie w kontraście z byciem freelancerem czy pracą w start-upie. Na potrzeby tego wpisu chciałabym przyjąć prostą definicję z dobryslownik.pl, którą przytaczam poniżej, a na omówienie wad i zalet samej korporacji przyjdzie czas w kolejnych wpisach.

Korporacja
„korporacja to bardzo duże przedsiębiorstwo, często międzynarodowe, w którym duże znaczenia ma organizacja pracy, procedury, relacja podporządkowania, pozioma struktura i anonimowość; współcześnie korporacje budzą duże emocje, dla jednych praca w nich jest niemal współczesną formą niewolnictwa, dla innych — rozwojem, poznawaniem ludzi, dokształceniem się, uczeniem się kultury pracy, wyjazdami zagranicznymi”

Jedno jest pewne  – w każdej tego typu organizacji funkcjonuje dział Human Resources i lepiej dla nas abyśmy znali zasady jego działania. Poniżej prezentuje 5 narzędzi HR, które pomogą Ci się odnaleźć w korporacyjnym świecie.

 

Polityki i procedury

Jeżeli trafiłeś do ugruntowanej na rynku organizacji w typie korporacyjnym, możesz spodziewać się, że w ramach pierwszych dni zostaniesz przeszkolony lub poproszony o przeczytanie firmowych polityk. Część z nich dotyczy wartości, którymi kieruje się firma, a część z nich zawiera bardzo konkretne informacje odnośnie kontaktu i załatwiania poszczególnych spraw z działami wewnętrznymi takimi jak IT, finanse czy HR. My skupimy się na tych ostatnich. Wiem, że czytanie procedur nie należy do ciekawych zajęć i większość osób tego po prostu nie robi. Ja jednak uważam, że warto, choćby dla samego faktu odnotowania gdzie w przyszłości mam szukać danych informacji. Korporacyjne struktury zazwyczaj dość ściśle określają sposoby kontaktów oraz możliwości rozwiązania danych spraw – nigdy nie wiesz kiedy Ty będziesz potrzebował pomocy w tym zakresie. Ponadto zawierają również cenne informacje odnośnie wszystkich benefitów, jakie ma do zaoferowania firma – tutaj chyba nie muszę przekonywać, że warto wiedzieć z czego mamy prawo korzystać. W politykach i procedurach HR znajdziemy również przydatne informacje odnośnie tego jak i komu dostarczać L4, ile dokładnie kosztują nasze benefity (często podatek za nie płacą pracownicy) czy też kiedy możemy spodziewać się przelewu z wypłatą czy jak otrzymać pasek wypłaty. Nie mówię, że musisz „wykuć” te procedury na blachę, ale poczytaj, zorientuj się, bądź świadomy – to na pewno ułatwi życie Twoje, Twojego przełożonego i działu HR – ponieważ już w samej polityce znajdziesz odpowiedzi na nurtujące Cię pytania.

E-maile i portale informacyjne

Kolejnym kanałem komunikacji działu HR z pracownikami w dużej korporacji są maile wysyłane do wszystkich oraz portale, na których widnieją aktualności, formy do kontaktu, czy też polityki, o których pisałam w punkcie pierwszym. Po raz kolejny – wiem, że w nawale maili na pracowej skrzynce, ostatnią rzeczą na jaką masz ochotę jest czytanie przydługawych maili od działu HR. Nie miej jednak później pretensji, że coś cię ominęło, o czymś nie wiesz lub dowiedziałeś się po fakcie. Takie maile są dość często specyficznie napisane.  Często prosto z „amerykańskiej centrali” i średnio przemawiają w swym rozbuchanym entuzjazmie do polskiego pracownika. Warto jednak nabyć doświadczenie w czytaniu ze zrozumieniem takich wiadomości. Zachęcam do zapoznawania się z nimi po czym obserwacji co z nich wyniknęło – dzięki temu będziesz wiedzieć czy „huge and exciting news and grow opportunity” oznacza coś dobrego czy np. sprzedaż części biznesu i redukcję zatrudnienia. To oczywiści przypadek ekstremalny. Znacznie częściej tymi kanałami możesz śledzić aktualności – np. zmiany w pakiecie medycznym, dystrybucję kart świątecznych czy nową ofertę ubezpieczenia grupowego.

121, one-two-one – czyli rozmowa w cztery oczy z managerem

Dobrą praktyką w prawie każdej korporacji jest regularne spotkanie z przełożonym aby omówić bieżące sprawy, ocenić Twoją pracę, odpowiedzieć na Twoje pytania. Różnie to bywa w różnych firmach, ale często praktykuje się takie spotkania, zwane potocznie one-two-one’em raz w miesiącu, a nie rzadziej niż raz na pół roku. Wykorzystaj tę możliwość na zadanie nurtujących Cię pytań. Poproś o informację zwrotną na temat Twojej pracy, badaj grunt pod potencjalny awans czy podwyżkę. Warto solidnie się do takiego spotkania przygotować, a pomocne mogą być polityki HR z punktu pierwszego, które powinny określać jak często i jakich tematów powinny 1-2-1 dotyczyć. Jeżeli Twój manager ich unika lub zapełnia treścią, którą można przekazać na spotkaniu całego zespołu – możesz upomnieć się o swoje prawo do omówienia kwestii, jakim takie spotkanie powinno być poświęcone.

Short term goals i Performance / Work Improvement Plan (PIP lub WIP)

Polityki, maile, portale, czy spotkania z managerem – każdy o nich wie, ponieważ to powszechne dostępna informacja w firmie. Co jednak z bardziej dyskretną działalnością HR, czyli tzw. celami krótkoterminowymi (short term goals) i PIP/WIP czyli planem naprawczym? Po raz kolejny odsyłam do punktu pierwszego, ponieważ powinny w korporacji istnieć spisane reguły oraz wyjaśnienie czego te sprawy dotyczą. O ile jednak w politykach dotyczących benefitów czy sposobu kontaktu z działem HR możemy spodziewać się w 100% bezpośrednio podanej informacji i procedury, o tyle tutaj sprawy często przybierają dużo bardziej delikatną formę. Zarówno short term goals jak i PIP/WIP dotyczą akcji dyscyplinarnych wobec pracownika, co może doprowadzić do ewentualnych roszczeń i procesów sądowych, dlatego też polityki w tym zakresie są zazwyczaj bardzo zachowawcze i informują jedynie o niezbędnych krokach w samym procesie. O co więc tak naprawdę chodzi i czy masz się czym niepokoić jeśli Twój przełożony wspomina o tych kwestiach?

Zarówno short term goals jak i PIP/WIP to dokumenty formalnie spisane między Tobą, Twoim przełożonym a działem HR w przypadku kiedy manager nie jest zadowolony z Twoich pracowych osiągów. Powody mogą być różne – nie spełniasz wymaganych targetów, popełniasz błędy w procesach bądź nie współpracujesz z grupą czy wiele, wiele innych w zależności od branży jaką się zajmujesz. Zazwyczaj jeżeli upomnienia słowne od przełożonego nie przynoszą oczekiwanych rezultatów to decyduje on wraz z działem HR na sformalizowaną ścieżkę naprawczą danego problemu. Short term goals dotyczą zazwyczaj spraw dość szybkich w „naprawie”, których skuteczność będzie można ocenić już po ok. miesiącu. PIP/WIP to z kolei proces ok. 3 miesięczny z rozpisanymi kilkoma celami do poprawy. Plan naprawczy przedstawiany jest pracownikowi na spotkaniu,  w którym bierze udział manager oraz przedstawiciel działu HR. Ważne abyś dokładnie przeanalizował każdy punkt takiego planu i dopytał w razie wątpliwości o wszelkie nurtujące Cię kwestie. Taki dokument trafia do akt osobowych.

Teraz najważniejsze – czy oznacza to, że musisz szukać innej pracy? Niekoniecznie. To zależy oczywiście od firmy, danego managera oraz sytuacji na rynku pracy. Przy obecnym braku pracowników w przeważającej liczbie przypadków takie plany wdrażane są z nadzieją poprawy i dalszej współpracy. Jeżeli będziesz spełniał wymogi takiego planu i otrzymasz informację, że przeszedłeś go pomyślnie, to nie masz większych powodów do obaw. Jeśli jednak powtarzasz te same błędy, to oblany plan naprawczy będzie podstawą do wypowiedzenia przez pracodawcę Twojej umowy o pracę. Wielu pracowników jest od początku przekonanych, że to tylko korporacyjna przykrywka po to aby kogoś zwolnić. Nie zaprzeczam, że w niektórych przypadkach może tak właśnie być. Pamiętaj jednak o tym, że przy obecnej sytuacji na rynku pracy oraz kosztach rekrutacji, Twój manager raczej nie marzy o tym, aby pozbyć się Ciebie z firmy wdrażając 3 miesięczny plan, który i od niego wymaga sporo pracy (kontakt z HR, rozpisanie planu, cotygodniowe monitorowanie go z Tobą, spisywanie postępów itd.). Dlatego jeśli chcesz pozostać w tej firmie, to polecam skupić się na naprawie wskazanych aspektów a nie działalności konspiracyjnej.

Dodam również, że plany naprawcze są poufne i zarówno sam fakt ich zaistnienia jak i treść często pozostaje między stronami bezpośrednio zaangażowanymi. Twoi koledzy z zespołu nie powinni się o nim dowiedzieć, chyba, że sam ich poinformujesz.

Ocena roczna – performance

I na koniec perełka, znienawidzona przez tak wielu. Ocena roczna, zwana potocznie z angielskiego „performance”. Mało kto lubi pisać i oceniać swoje pracowe osiągnięcia, a już tym bardziej dawać feedback innym pracownikom w ten sam sposób. Nie jestem specjalistą od zarządzania talentami w firmie, ale w przypadku dużych organizacji, nic lepszego dotąd nie wymyślono. Ustrukturyzowany plan performance-owy daje możliwość w miarę czytelnego i obiektywnego porównania z innymi pracownikami. Co dla Ciebie najistotniejsze, często jest on podstawą w argumentacji Twojego managera do osób decyzyjnych w sprawie budżetu o wygospodarowanie środków na Twoją podwyżkę. Tak więc w Twoim interesie jest takie rozpisanie swoich osiągnięć i przedstawienie ich wpływu, aby manager zbytnio nie musiał się trudzić w tej argumentacji 🙂

Często mówicie – bzdura, niczemu to nie służy. OK. Często nie, ale czasami jest przydatnym narzędziem w uporządkowanym świecie korporacji, do którego możemy się odwołać aby porozmawiać o awansie czy podwyżce. Także nie zaszkodzi dobrze się do tego przyłożyć, bo co najwyżej stracimy kilka godzin czasu, a do zyskania jest znacznie więcej.

 

Mam nadzieję, że dzięki temu wpisowi HRowe procedury korporacyjne są dla Ciebie znacznie bardziej przejrzyste. W kolejnych wpisach zmierzymy się z zaletami i wadami pracy w korporacjach.